Newslettermodul

Mit dem Newslettermodul wird das Bearbeiten und Versenden von Newslettern so einfach wie noch nie. Das System integriert sich nahtlos in die Bakehouse Seite und unterstützt das bewährte Front-End-Editing.  

Das Newslettersystem ist eine Erweiterung und kann zu jedem Bakehouse dazugebucht werden. Ist das Newslettermodul in einem Bakehouse installiert, erreicht man dieses einfach über das Brief-Symbol bei den Bakehouse-Apps

Ist man im Newsletter-Bereich der Website ändert sich das Aussehen der Bakehouse-Apps-Leiste und es werden die Icons für die Bedienung des Newsletters angezeigt.
(siehe Bild unten)

Newsletter verwalten

Die Verwaltung von Newslettern funktioniert ähnlich wie die Verwaltung von Seiten im Bakehouse. Über das Archivsymbol rechts oben bei den Bakehouse-Apps, öffnet man das Fenster einer Auflistung aller bestehenden Newsletter. Hier können Newsletter angelegt, dupliziert, verschoben, umbenannt und gelöscht werden. Über einen Klick auf das Augensymbol wechselst du zu einem Newsletter.

Grundkonfiguration

Über das Zahnradsymbol bei den Bakehouse-Apps kann die Grundkonfiguration des Newslettersystems aufgerufen werden.

  • Absender E-Mail: E-Mail-Adresse, welche beim Newsletter als Versender angegeben wird. 
  • Absender Name: Name, der beim Newsletter als Versender angegeben wird. 
  • Antwort Email: E-Mail Adresse, welche vom Mail-Client des Empfängers verwendet wird, wenn auf den Newsletter geantwortet wird. Wird hier nichts angegeben, verwenden die meisten E-Mail Clients die Absender Mail-Adresse. 
  • Return E-Mail: Falls Newsletter nicht zustellbar sind, werden an die hier hinterlegte E-Mail-Adresse für jeden nicht zustellbaren Newsletter automatisierte Rückmeldungen gesendet. Ist keine Adresse eingetragen, gehen die Rückmeldungen an die Absender-E-Mail. 
    Tipp: Falls du keine automatisierten Rückmeldungen erhalten willst, kannst du auch bounce@bakehouse.at eintragen
  • Abmelde-Formular: Die ID der Seite, die das Abmeldeformular enthält. So können sich Empfänger des Newsletters selbst aus der Empfängerliste austragen. Die ID einer Seite findet man heraus, indem man in der Seitenstruktur mit der Maus über dem Seitensymbol hält.
  • Double-Opt-In Anmeldung: Hier kann das Double-Opt-In-Verfahren für die Newsletter-Anmeldung aktiviert werden. Ist diese Option aktiviert, bekommt jeder, der sich über das Anmelde-Formular für den Newsletter registriert, eine Bestätigungsmail. Erst wenn der Link in der Bestätigungsmail geklickt wird, ist die Anmeldung abgeschlossen und die E-Mail-Adresse des Users wird in der Versandgruppe 'Website' des Newsletters hinzugefügt.
    Tipp: Für Newsletter-Anmeldungen über die Website muss das Double-Opt-In aktiviert sein, um der aktuellen DSGVO zu entsprechen.
  • Seiten-ID nach Double-Opt-In: Hier wird die Seiten-ID der Seite eingetragen, die nach erfolgreichem Klick auf den Link der Bestätigungsmail aufgerufen wird.

Versandgruppen

Über das Adressbuchsymbol bei den Bakehouse-Apps können die Empfängerlisten aufgerufen werden. 

Sonderliste 'Website'

Standardmäßig wird die Empfängerliste 'Website' angelegt. In dieser Empfängerliste werden all jene E-Mail Adressen angezeigt, die über die Newsletter-Anmelden-Funktion auf der Webseite gesammelt wurden. Diese Adressliste kann nicht gelöscht werden.

Versandgruppen anlegen/bearbeiten

Mit einem Klick auf neue Gruppe anlegen wird eine neue Liste angelegt.
Ein Doppelklick erlaubt das Umbenennen der Empfängergruppe.
Mit einem Klick auf das Mülleimer-Symbol kann eine Liste gelöscht werden.

Versandgruppen durchsuchen

Um nach einzelnen Empfängern zu suchen, einfach den Suchbegriff in das Textfeld eingeben und die Entertaste drücken. Wenn links keine Versandgruppe ausgewählt ist, werden alle Versandgruppen durchsucht. Ist eine Versandgruppe ausgewählt wird die Suche auf diese Gruppe beschränkt.

Die Suchfunktion liefert spezielle Ergebnisse mit folgenden Schlüsselwörter

  • invalid -> Auflistung aller Empfänger mit ungültiger oder leerer Mail-Adresse, innerhalb der Empfängerlist
  • dropouts -> Auflistung aller Empfänger der Empfängerlist die sich abgemeldet haben
    Diese Empfänger behalten diesen Status bei, auch wenn sie mit einer neuen Liste importiert werden. Sie können nur im Backend händisch auf aktiv gestellt werden.

Versandgruppen von CSV importieren 

Empfängerlisten können von CSV Dateien importiert werden.CSV ist ein gängiges Dateiformat um Daten zwischen Programmen auszutauschen. In der ersten Zeile werden meist die Spaltenbeschreibungen (Überschriften) angegeben.In den folgenden Zeilen folgen die Daten.

  • Hochladen & Einstellen: Eine CSV-Datei auswählen
  • Felder zuweisen: Die Felder der CSV-Datei müssen den passenden Feldern der Newsletter-Kontakte zugeordnet werden, um die Daten richtig zuzuweisen.
  • Prüfen: Bevor die Daten aus der CSV-Datei importiert werden, können die zugeordneten Felder nochmals überprüft werden.
  • Bericht: Nach dem Import wird eine Zusammenfassung angezeigt,  die auch als TXT-Datei heruntergeladen werden kann.

Versandgruppen als CSV exportieren 

Empfängerlisten können als CSV exportiert werden. CSV ist ein gängiges Dateiformat um Daten zwischen Programmen auszutauschen.

Die Daten können nach Versandgruppe, ihrem Status und ihrer Herkunft gefiltert werden.

Außerdem besteht die Möglichkeit das Trennzeichen zu wählen.

Alle Daten werden im Klartext und mit Komma oder Semikolon getrennt gespeichert und können von den meisten Programmen geöffnet werden (zB Hotelprogramme oder Outlook). 

Einzelne neue Adresse anlegen

Durch einen Klick auf die Visitenkarte kann eine einzelne Adresse einer Empfängerliste hinzugefügt werden. Dazu einfach die gewünschten Daten eingeben und speichern. 

Adressen filtern

Die Anzeige der Adressen kann noch nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

  • Alle Adressen: Alle eingetragenen Adressen der Versandgruppe.
  • Angemeldete Adressen: Alle Adressen der Versandgruppe, die den Newsletter erhalten.
  • Abgemeldete Adressen:  Alle Adressen der Versandgruppe, die sich vom Newsletter abgemeldet haben.

Newsletter Versandstatus

Den aktuellen Status einer Versendung bzw. vergangene Mailings können über das Papierfliegersymbol bei den Bakehouse-Apps erreicht werden. Das Fenster für den Verstandstatus gliedert sich in zwei Kategorien.

Postausgang

Im Postausgang befinden sich jene Mailings welche gerade versendet werden. Der Versand kann gestoppt und abgebrochen werden. 

Mit dem Button "Nächste Sendung anstoßen" kann der nächste Zyklus einer Newslettersendung manuell gestartet werden. In einem Zyklus wird nur eine begrenzte Anzahl von Mails versendet. 

Abgeschlossen

Im Reiter "Abgeschlossen" befinden sich jene Mailings die bereits vollständig an die Versandliste verschickt worden sind. 

Einstellungen und Versand

Wählt man einen Newsletter durch Klick auf das Auge aus, so wird der Newsletter angezeigt.

Dieser kann nun wie vom Rest der Website gewohnt befüllt und editiert werden.

Auf der rechten Seite des Bildschirms erscheint die Schaltzentrale für die Newsletter-spezifischen Einstellungen und den Versand (siehe Bild).

Hier können folgende Einstellungen und Auswahlen vorgenommen werden:

  • Eingabe des Betreffs
  • Auswahl der Versandgruppen
  • Eingabe einer Versandzeit
  • Anhängen von Dateien an die E-Mail
  • personalisierte Anreden
  • Testaussendung
  • Versenden des Newsletters

Betreff eines Newsletters

Um den Betreff eines Newsletters zu setzen, muss man sich in der Bearbeitungsmaske des jeweiligen Newsletters befinden. Auf der rechten Seite befindet sich die Option Betreff. Wird der Betreff hier geändert wird dieser automatisch gespeichert. 

Versandzeit eingeben/ändern

Hier gibt es die Möglichkeit den Versand von Newslettern vorauszuplanen und den Versand automatisiert für einen bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft festzulegen.
Sind ein Datum und eine Uhrzeit eingetragen, klickt man auf den Papierflieger rechts oben und bestätigt den Versand im Kontrollfenster.  Der Versand wird dann ohne weiteres Zutun zum eingestellten Zeitpunkt automatisch in die Wege geleitet.

Anhänge (Attachments)

An einen Newsletter können Dateien aus dem Mediacake angehängt werden. Um eine Datei hochzuladen, diese einfach in den Mediacake ziehen. Anschließend kann die Datei aus dem Mediacake in den Bereich für E-Mailanhänge gezogen werden. 

PDF Kopie des Newsletters anhängen

Das Bakehouse Newslettermodul ermöglicht es, den Newsletter beim Versand automatisch in ein PDF umzuwandeln und dieses PDF an den Newsletter anzuhängen. 

Personalisierung

Das Newslettersystem des Bakehouse kann auf Wunsch bestimmte Textblöcke pro Empfänger individuell ausgeben. So kann zum Beispiel eine direkte Anrede erreicht werden (Sehr geehrte Frau Maximilia Musterfrau).

Die entsprechenden Einstellungen können unter "Anrede-Einstellungen anzeigen" gesetzt werden. Sind bei einem Empfänger keine geschlechtsspezifischen Daten hinterlegt wird die neutrale Anrede verwendet. Ist zusätzlich auch kein Name gespeichert wird die allgemeine Anrede eingefügt. 

Im Newsletter den Platzhalter ###ANREDE### verwenden. Dieser wird beim Versenden durch die jeweilige Floskel ersetzt. 

Testaussendung

Um den aktuellen Newsletter vor dem Versand an alle Empfänger zu testen, kann eine Testmail versendet werden.
Es können auch Daten zu Name, Titel und Geschlecht eingegeben werden, um die personalisierte Anrede zu überprüfen.

Newsletter versenden

Um den Newsletter zu versenden müssen zuerst die gewünschten Empfängerlisten ausgewählt sein. Ein Klick auf den Papierflieger rechts oben öffnet das Kontrollfenster. 

 

Im Kontrollfenster werden alle für den Versand des Newsletters spezifischen Daten ausgegeben. Mit einem Klick auf Jetzt senden wird der Newsletter an den Mailserver übergeben und abgearbeitet.
Da der Versand am Server passiert, muss nicht gewartet werden, bis der Versand abgeschlossen ist. Der Versand wird fortgeführt und abgeschlossen auch wenn der Browser geschlossen oder der Computer ausgeschaltet wird.

Der Versand des Newsletters kann je nach Anzahl der Empfänger mehrere Stunden in Anspruch nehmen. 


Newsletter-App verlassen

Um den Newsletter-Bereich zu verlassen, einfach auf den Briefumschlag-Button mit dem 'x' bei den Bakehouse-Apps klicken.

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